EU-kampanj 2023–2025: Friska arbetsplatser i ett digitalt arbetsliv

Ny kampanjperiod inom EU

Arbetsmiljöbyrån EU-Osha arbetar för att göra Europa till en säkrare, hälsosammare och produktivare plats att arbeta på. EU-Osha driver sedan flera år tillbaka olika kampanjer på temat "Ett hälsosamt arbetsliv" för att få ut information om arbetsmiljöfrågor i medlemsländerna.

Nu påbörjas en ny kampanjperiod som heter ”Friska arbetsplatser i ett digitalt arbetsliv” som pågår åren 2023–2025. Syftet med kampanjen är att öka medvetenheten om utmaningar och risker i arbetsmiljön i samband med digital teknik och behovet av att hantera dem på ett säkert och hälsosamt sätt.

Mer om bakgrunden till EU-kampanjen och målsättningarna hittar du här:

Friska arbetsplatser i ett digitalt arbetsliv 2023–2025, Myndigheten för arbetsmiljökunskaps webbplats, öppnas i nytt fönster

Du kan även läsa mer om kampanjen på Arbetsmiljöbyrån EU-Oshas webbplats:

God arbetsmiljö i den digitala tidsåldern, Arbetsmiljöbyrån EU-Oshas webbplats, öppnas i nytt fönster

I Sverige beslutas ett årligt tema

Myndigheten för arbetsmiljökunskap (MYNAK) är nationell kontaktmyndighet för arbetet med EU-kampanjen och samordnar arbetet i Sverige genom det svenska arbetsmiljönätverket. Arbetsmiljöverket är med i nätverket tillsammans med arbetsmarknadens parter. Varje medlemsland inom EU bestämmer hur de vill arbeta med kampanjen. I Sverige gäller följande teman under kampanjperioden: 

• 2023: Digitala arbetssätt.
• 2024: Chefens roll i det digitala arbetslivet.
• 2025: Teknikens påverkan på arbetsmiljön.

Utifrån årets tema uppmärksammar Sverige bland annat hur nya och etablerade digitala arbetssätt påverkar arbetsmiljön, såsom till exempel distansarbete, hybridarbete eller aktivitetsbaserat arbete. Det är viktigt med en välfungerande IT-miljö med kompatibla verktyg. Risken för kognitiv belastning ökar för den som ägnar stor del av sin arbetstid åt digitala verktyg, eller har flera olika verktyg att hantera. Det gäller att organisera arbetet så att det blir bra för många och anpassa tekniken efter människans förutsättningar.

Så bidrar Arbetsmiljöverket till kampanjen

Arbetsmiljöverket bidrar till EU-kampanjen och årets tema på följande sätt:

• Vi deltar i det svenska arbetsmiljönätverket och de webbinarier som nätverket gör gemensamt. Det första webbinariet lanseras den 22 september 2023 - läs mer nedan. Då presenteras bland annat forskning utifrån kampanjtemat. Längre fram under hösten anordnas ytterligare ett par webbinarier som vi får återkomma till.
• Vi genomför en informations- och inspektionsinsats under hösten 2023.

Ta del av ett orienterande webbinarium med fokus på distansarbete 

Från och med den 22 september kan du ta del av ett förinspelat webbinarium med fokus på distansarbete. Webbinariet arrangeras av det svenska arbetsmiljönätverket.

Detta orienterande webbinarium reder ut vad vi vet om vad distansarbete innebär, om det finns särskilda risker och vinster med att arbeta på distans, och vad kognition och kognitiv ergonomi egentligen betyder.

Webbinariet består av sex olika avsnitt. Du kan själv välja om du vill se alla avsnitten i sträck som ett sammanhängande webbinarium, eller om du vill bara se några av dem i din egen takt.

Läs mer om webbinariet på svenska arbetsmiljönätverkets webbplats. 

Orienterande webbinarium om digitala arbetssätt med fokus på distansarbete, extern webbplats, öppnas i nytt fönster

Årets informations- och inspektionsinsats

Arbetsmiljöverket kommer i en inspektionsinsats att informera om arbetsmiljöaspekter på digitala arbetssätt. Vi kommer också att inspektera om det finns rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Inspektionerna inleds den 25 september  och pågår i drygt två veckor. 

Nära 11 000 arbetsplatser inom till exempel reklam, finans, försäkring, förlag, dataprogrammering och vuxenutbildning har fått brev om att de kan komma att bli inspekterade. Av dem är det cirka 2000 arbetsplatser som kommer att inspekteras digitalt.

Digitaliseringen av arbetslivet har skapat nya möjligheter att organisera arbetet. Det fysiska mötet har ersatts med digitala genom exempelvis distansarbete. Gränsen mellan arbete och fritid har luckrats upp. Allt upplevs gå fortare och kraven på effektivitet och kontroll ökar. Även om arbetet förändras finns gamla risker kvar. Balansen mellan krav och resurser är fortsatt lika viktig.

Som arbetsgivare behöver du ha kunskap om hur ditt sätt att organisera arbetet påverkar dina arbetstagare. Oavsett vilka risker som finns i er arbetsmiljö idag eller i framtiden ansvarar du som arbetsgivare för att ha ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Du behöver ha rutiner för hur man undersöker och riskbedömer arbetsmiljörisker i det systematiska arbetsmiljöarbetet och som tydligt berättar vem som gör vad och när. Det behövs för att förebygga att ingen blir sjuk, skadas eller dör av arbetet.

Risker med digitaliseringen

Digitaliseringen ger många möjligheter. Den kan till exempel göra att vi slipper farliga eller enformiga arbetsuppgifter eller att vi kan analysera stora datamängder och se mönster. Men forskning visar också att det kan uppstå arbetsmiljöproblem när vi digitaliserar. Några exempel är:

• informationsöverflöd
• teknikproblem
• användbarhetsproblem
• införandeproblem
• brister i förändringsprocesser.

Till exempel ger våra mejlsystem stora möjligheter att skicka ut information till alla. Men hur ska mottagaren veta vad som är viktigt och mindre viktigt? Vad ska läsas nu, läggas i en mapp för senare läsning och vad går att bortse ifrån?

Andra exempel kan vara att nya och gamla system inte fungerar tillsammans, eller att nya system införs utan att användarna får vara med och påverka vad systemen ska vara till för eller hur de ska fungera. Det finns ofta förväntningar på att man som arbetstagare snabbt ska sätta sig in i nya eller uppdaterade system utan hänsyn till att man lär sig på olika sätt och olika fort.

En del system användes mer sällan. Arbetstagaren hinner glömma bort hur det ska användas. Om systemet inte är självinstruerande eller om det är svårnavigerat kan det skapa stress. Kanske saknas även stöd och IT-support för att få hjälp att klara av problemen?

Läs mer i forskningsrapporten Digital arbetsmiljö, en kartläggning:

Digital arbetsmiljö, en kartläggning (RAP 2015:17), kunskapssammanställning

Digitalisering kan bidra till att hjärnan överbelastas

I takt med att arbetslandskapet och arbetsuppgifterna förändras, blir det allt mer tydligt att vi behöver öka vår uppmärksamhet på arbetsmiljörisker som kan påverka hjärnan.

Framtida arbetsmiljörisker för hjärnan kan inkludera psykosociala faktorer, stress och koncentrationssvårigheter. För att skapa en god arbetsmiljö för både den fysiska och mentala hälsan behövs det tydliga strategier i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det innebär att ta itu med arbetsrelaterad stress, skapa en kreativ och inspirerande arbetsmiljö och främja möjligheter till återhämtning och mentalt välbefinnande.

Några exempel på när hjärnan riskerar att bli överbelastad:

• När det kommer ständigt ny information.
• Störningar och avbrott när man ska koncentrera sig.
• För ont om tid för att kunna utföra en arbetsuppgift.
• Att arbeta i system som ständigt uppdateras, som inte fungerar tillsammans och är omständliga att hantera.

Det är lätt att bli uppslukad av arbetsuppgifter och att arbeta för många timmar utan paus och återhämtning. Eller att ha möten på möten utan mellanrum så att hjärnan inte får sin vila eller hinner reflektera över det som har hänt i mötet. Digitala möte är dessutom mer krävande för hjärnan än fysiska visar en del forskning.

Kundmöte, telefonsupport, mejlkontakt: allt sker den digitala vägen idag. Det finns en risk att allt dessutom ska ske samtidigt och helst i ett effektivt tempo där alla delar av systemen pockar på arbetstagarens uppmärksamhet.

Vårt interna arbetsminne har inte en oändlig kapacitet. När det blir överbelastat blir vi mentalt uttröttade. Då är det viktigt att hjärnan får vila för att kunna återhämta sig, precis som en muskel som behöver återhämta sig efter ett träningspass.

Digitaliseringen ger ökade möjligheter till övervakning

Digitaliseringen ger även ökade möjligheter till övervakning. Övervakning kan minska möjligheterna för arbetstagarna kunna påverka och ha kontroll över sitt eget arbete. Det kan leda till minskad motivation och engagemang. Övervakning kan även leda till en känsla av otillräcklighet och stress, eller kan upplevas som integritetskränkande.

Läs gärna mer om hjärnan och arbetsmiljön:

Arbetsmiljön och hjärnans kognitiva funktioner

Du kan även hitta mycket material, checklistor och annat att använda dig av hos Prevent och Sunt arbetsliv.

Prevent är en gemensam organisation för Svenskt Näringsliv, LO och PTK. Se bland annat deras filmer om Hjärnvänlig arbetsmiljö.

Hjärnvänlig arbetsmiljö, Prevents webbplats, öppnas i nytt fönster

Hybridkontoret och arbetsmiljön, Prevents webbplats, öppnas i nytt fönster

Sunt arbetsliv är en gemensam organisation för Sveriges Kommuner och Regioner, Kommunal, SSR, Vårdförbundet, Ledarna, Vision, Sveriges lärare, Sveriges läkarförbund och Sobona. Se bland annat deras material ”Digi-ronden”.

Digi-ronden, Sunt arbetslivs webbplats, öppnas i nytt fönster

Vad kan du göra som arbetsgivare i en digital verklighet?

Arbetslivet har digitaliserats i allt högre grad och i allt snabbare takt. Därför är det viktigt för dig som arbetsgivare att undersöka och riskbedöma hur den här digitala utvecklingen påverkar arbetsmiljön. Det kan finnas arbetsmiljörisker med nya sätt att leda, styra och utföra arbetsuppgifter på med digitala verktyg. Risker som behöver förebyggas för att inte leda till ohälsa.

Du har som arbetsgivare ansvar för att:

• arbeta förebyggande för att skapa en hälsosam arbetsmiljö
• utforma ett systematiskt arbetsmiljöarbete som fångar både dagens och morgondagens risker
• se till att det finns rutiner, kunskap, samverkan: en fast grund att stå på. Ett aktivt arbetsmiljöarbete för ett hållbart arbetsliv innebär att:
  • det finns tydliga rutiner för alla delar av arbetsmiljöarbetet
  • arbetsgivaren tar sitt ansvar för detta
  • både arbetsgivare och arbetstagare har kunskaper om vilka regler som gäller
  • man arbetar tillsammans för att förebygga, ta bort eller minska riskerna i arbetsmiljön.

Håll en öppen dialog kring hur arbetstagarna upplever att de digitala systemen påverkar arbetet. Fyll gärna på dina egna kunskaper om hur man förebygger stress, skapar en social gemenskap och hur man arbetar för en hälsosam arbetsbelastning. Sätt tydliga och rimliga gränser för arbetet och låt behoven styra införandet av nya arbetsmetoder och system.

Här hittar du mer information om hur du kan arbeta med ditt systematiska arbetsmiljöarbete:

Systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM

Guide för en bättre arbetsmiljö (ADI 683), broschyr

Verktyg för ditt systematiska arbetsmiljöarbete (ADI 700), broschyr

Läs vår kunskapssammanställning om nya sätt att organisera arbete:

Nya sätt att organisera arbete – betydelsen för arbetsmiljö och hälsa (RAP 2018:2), kunskapssammanställning

Läs även om arbete vid bildskärm:

Dator- och bildskärmsarbete