Vanliga frågor och svar om digitalisering och stöd i arbetsmiljöarbetet

En utvecklad sökfunktion för att hitta rätt regler vore bra. Hur arbetar Arbetsmiljöverket med det?

Arbetsmiljöverkets arbete med digitalisering måste ske i flera steg. Föreskrifterna ska vara sökbara och sökfunktionen väl utvecklad. För att uppnå det behöver vi först skapa förutsättningarna. För att en sökfunktion ska upplevas som bra och användbar behöver föreskrifterna finnas i ett digitalt format. Genom att märka upp, sortera och presentera innehållet i föreskrifterna på av.se skapar vi grunden för en bra sökfunktion. Parallellt med arbetet med det digitala formatet av föreskriftsinnehållet jobbar vi även med övrigt material på vår webbplats. Vi jobbar också med att optimera sökfunktionen, både när det gäller inställningar för sök men även hur sökresultatet presenteras för att underlätta för besökaren. Ett exempel på det är att vi kommer erbjuda möjlighet att söka enbart bland våra föreskrifter eller endast i ett enskilt föreskriftshäfte om man så önskar. Det är funktionalitet som vi fått många önskemål om som vi nu hoppas att vi kan bemöta. 

Hur arbetar ni med digitaliseringen av föreskrifterna?

Vi håller just nu på att skapa grunden för en digital hantering av våra föreskrifter och vår föreskriftsprocess. Det är något vi jobbar med i flera steg. I ett externt perspektiv handlar det om att tillgängliggöra våra föreskrifter i ett format som är sökbart, anpassat för olika skärmstorlekar och som på sikt kan användas till nya tjänster. För oss internt handlar det även om hur vi jobbar med föreskriftsprocessen, hur vi effektiviserar och kvalitetssäkrar hanteringen i hela kedjan – från vårt skrivbord till en skärm eller till en trycksak. Vårt mål är att föreskrifterna ska finnas digitalt på av.se när vi har ett gd-beslut på de nya föreskrifterna, då med en markering att de inte har trätt i kraft. Vid ikraftträdandet kommer de befintliga föreskrifterna ersättas med de nya. Då kommer också ämnessidorna om reglerna vara uppdaterade på av.se.

Hur jobbar ni med stöd och vägledning i regelförnyelsearbetet?

Vi har sett i de undersökningar vi har gjort att de som ska använda våra regler behöver stöd och vägledning i sitt arbetsmiljöarbete. För att säkerställa att vi tar fram användarvänliga stöd använder vi oss av behovsdriven utveckling som arbetssätt. Vi fångar också in behov genom till exempel fokus- och referensgrupper.

Vi gör behovsanalyser av vilket stöd arbetsgivare och andra intressenter behöver. Den som har ett arbetsmiljöansvar ska få vägledning och stöd för att kunna förebygga risker i arbetsmiljön. Det ska bli lättare att söka, hitta och förstå de regler som gäller i situationen på respektive arbetsplats.

Mycket av innehållet på av.se har en koppling till föreskrifterna så vi gör ett omfattande arbete med att granska och justera det innehållet. När de nya reglerna börjar gälla september 2024 ska alla ämnessidor på av.se vara uppdaterade med aktuell information. Samtidigt fortsätter vi att utveckla fler former av stöd, till exempel i form av filmer och webbinarier.

Vi arbetar också med att ta fram ett presentationsmaterial om föreskrifter och allmänna råd i en ny struktur som ska kunna delas och användas av bransch- och kunskapsorganisationer.

Vad gör ni för de små företagen för att det ska bli lättare för dem att hitta och få svar på sina frågor?

Vi arbetar med att rikta kommunikativt stöd till småföretagare. Arbetsmiljöverket ingår bland annat som associerad part i myndighetssamarbetet Starta och driva företag och vi arbetar med att utveckla vår information på sajten verksamt.se. Där finns information från myndigheter som den som startar eller driver företag har nytta av.

I slutet av 2021 hade vi en kommunikationsinsats i radio, tv och tidningar där vi riktade oss främst till småföretagare. Syftet var att uppmuntra till arbetsmiljöarbete. Vi har också gjort en förstudie om vilket kommunikationsstöd mikroföretagare med 1–9 anställda behöver för att kunna använda arbetsmiljöregler i sitt arbete.

Kommer man att kunna hitta det som gäller för just sin bransch i den nya regelstrukturen?

Själva regelstrukturen är inte uppbyggd utifrån bransch, men regelförnyelsens effektmål är att intressenterna i högre grad ska uppleva att de får stöd utifrån sin egen situation. Våra behovsanalyser visar att det är i det verksamhetsnära man vill bli mött. I arbetet med att ta fram kommunikativt stöd ska vi arbeta med att ge exempel utifrån risker och arbetslivssituationer som olika målgrupper kan känna igen sig i. Arbetsmiljöverket har återkommande dialog med parternas kunskapsorganisationer Prevent, Suntarbetsliv och Partsrådet för att dela kunskap om föreskrifterna i den nya strukturen och det stöd vi arbetar fram. Det är främst de som har branschspecifik kunskap och tar fram stöd till olika branscher.

Kommer det att finnas vägledningar till de nya reglerna i och med att det nya regelverket börjar gälla?

Vi gör ju nu en översyn av allt vårt befintliga material och arbetar med att målgruppsanpassa och digitalisera vårt stöd. Det innebär att vägledningar kommer att tas fram som vägledande material i html-format (som webbsidor) framöver. Ambitionen är att det ska finnas stöd utifrån de behov som vi har identifierat hos olika målgrupper när regelverket börjar gälla. Vårt utvecklingsarbete med att digitalisera föreskrifter och stöd kommer att fortsätta efter ikraftträdandet. Vi arbetar nu för att få rätt förutsättningar att ta tillvara digitaliseringens möjligheter och därmed kunna utveckla nya former av vägledningar som stöd i arbetsmiljöarbetet.

Hur undersöker ni vilka allmänna råd som behöver tas omhand? Hur använder ni parternas erfarenhet av vikten av allmänna råds användning?

Vi gör användbarhetsundersökningar i de projekt som nu har startat för att arbeta fram stöd och vägledning till föreskrifter och allmänna råd i en ny struktur. I detta arbete ingår kontakter för att lyssna in erfarenheter från de centrala parterna, bransch- och kunskapsorganisationer. Vi har också beaktat de synpunkter som kommit in i samband med remissvaren 2020 när det gäller vilka allmänna råd som behöver ersättas eller kompletteras med vägledande information. Efter remissen 2020 lyfte vi även tillbaka flera allmänna råd som hade tagits bort i det första remissförslaget.

Blev du hjälpt av informationen på den här sidan?

Tack för din medverkan. Du har nu hjälpt oss att förbättra av.se.