Vanliga frågor och svar om digitalisering och stöd i arbetsmiljöarbetet

Målet med digitaliseringen i regelförnyelsen är att göra det enklare att hitta och använda föreskrifterna och de allmänna råden på av.se. Det betyder att vi lägger till det digitala formatet för att göra dem mer tillgängliga för fler, i fler situationer och för att göra dem sökbara på vår webbplats. Parallellt med arbetet att digitalisera föreskrifterna jobbar vi även med övrigt material på vår webbplats.

För oss internt på Arbetsmiljöverket handlar det även om hur vi jobbar med föreskrifter. Digitaliseringen innebär att vi effektiviserar och kvalitetssäkrar hanteringen i hela processen – från vårt skrivbord till en skärm eller till en trycksak.

De nya reglerna kommer att finnas digitalt på av.se när generaldirektören beslutat om dem med en vattenstämpel om att de inte har börjat gälla. När reglerna börjar gälla kommer nuvarande föreskrifter att ersättas med de nya och vattenstämpeln tas bort. Då kommer också stödjande material på av.se att vara uppdaterat.

Vi har tagit fram en prototyp som visar hur föreskrifterna och allmänna råd presenteras på av.se. Den bygger på den samlade kunskap som vi har, synpunkter som vi har fått in och tidigare gjorda användarundersökningar. Vissa justeringar kan komma att göras, men det färdiga resultatet kommer inte att skilja sig så mycket från prototypen. Vi granskar också tillgängligheten och skissar på en ingångssida till föreskrifterna. Vi granskar och uppdaterar även sidorna för stödjande material som har en koppling till föreskrifterna, samt skissar på hur sidorna kommer att se ut.

De beslutade reglerna i digitalt format finns tillgängliga och är märkta med en vattenstämpel, som sedan tas bort när de börjar gälla. Du kommer lättare att kunna söka bland föreskrifter och allmänna råd. När reglerna är beslutade kommer du själv att kunna länka till olika föreskrifter och olika avsnitt i föreskrifterna för att skapa länksamlingar som du kan dela med andra på arbetsplatsen. Det betyder att vi lägger till det digitala formatet för att göra dem mer tillgängliga för fler, i fler situationer och att vi gör dem sökbara på vår webbplats. Reglerna kommer att uppfylla dagens krav på tillgängliga format så att alla kan använda dem, även de som är i behov av särskilda verktyg för att kunna ta del av innehållet. Till exempel verktyg för att kunna navigera sig fram med hjälp av tangentbordet (tabba sig fram), få texten uppläst och förstora texten. I och med digitaliseringen blir reglerna anpassade till olika typer av enheter, såsom mobil, bärbar dator och läsplatta, det vill säga responsiv design.

När de nya reglerna börjar gälla tas den tidigare vattenstämpeln bort. När du söker får du träff på det innehåll som finns i föreskrifterna och i det stödjande materialet. När du söker bland föreskrifterna kan du även filtrera på nummer och datum. Du kan också använda en klickbar innehållsförteckning. Från föreskrifterna kommer det finnas länkar till sidor med olika typer av stödjande material. Sidorna ska se ut och fungera likadant, så att du känner igen dig och vet hur de är uppbyggda. Reglerna kommer även att finnas på engelska. Viktigt att veta är att det är den tryckta svenska versionen som gäller vid en juridisk prövning i domstol.

En stor del av innehållet på webbplatsen är redan idag märkt med bransch och går därför att hitta. När man söker på innehållet går sökresultatet att filtrera på bransch och informationstyp. När reglerna är beslutade kommer du själv att kunna länka till olika föreskrifter och olika avsnitt i föreskrifterna för att skapa länksamlingar som du kan dela med andra på arbetsplatsen. Länksamlingar kan du börja göra redan efter att reglerna är beslutade i september 2023, eftersom avsnitten i föreskrifterna och de allmänna råden inte ändras till när de börjar gälla hösten 2024.

Det kommer att vara möjligt att skriva ut hela eller delar av en föreskrift och allmänna råd, antingen direkt från webbsidan eller från föreskriften i pdf-format.

Vi arbetar med att granska och uppdatera stödjande material till föreskrifterna. Vi ska även skissa på hur sidorna ser ut och hur vi presenterar det stödjande materialet på ett bra sätt. Vi har även möjlighet att använda frågor och svar som ett sätt att berätta mer om hur man kan och ska göra för att ingen ska bli sjuk, skadas eller dö av jobbet.

När de nya föreskrifterna och allmänna råden är beslutade kommer du att kunna söka bland föreskrifter och allmänna råd.

När de nya föreskrifterna och allmänna råden börjar gälla kommer du att kunna använda tre typer av sökfunktioner:

1. Det globala söket på av.se där du kan söka på ord och få träffar i allt innehåll på av.se – inklusive föreskrifterna och ämnessidorna.
2. Söka bland föreskrifter, där du kan söka bland de föreskrifter som finns på av.se och får träff på till exempel enstaka ord som ”bygg”.
3. Söka i en föreskrift, där du söker i en specifik föreskrift och allmänna råd och får träff på innehållet, som till exempel enstaka ord som ”asbest”. Det blir alltså även möjligt att kunna söka på ett innehåll i en föreskrift, utan att få träff på annat innehåll på webbplatsen.

Vi jobbar även med att löpande förbättra söket för att du ska få träff på ord i föreskrifterna när du söker på externa sökmotorer, genom att bland annat jobba med organisk sökmotoroptimering.

Vi har sett i de undersökningar vi har gjort att de som ska använda våra regler behöver stöd och vägledning i sitt arbetsmiljöarbete. För att säkerställa att vi tar fram användarvänliga stöd använder vi oss av behovsdriven utveckling som arbetssätt, till exempel genom intervjuer med representanter för olika målgrupper.

Vi gör behovsanalyser av vilket stöd arbetsgivare och andra intressenter behöver. Den som har ett arbetsmiljöansvar ska få vägledning och stöd för att kunna förebygga risker i arbetsmiljön. Det ska bli lättare att hitta, förstå och använda de regler som gäller i situationen på respektive arbetsplats.

Mycket av innehållet på av.se har en koppling till föreskrifterna så vi gör ett omfattande arbete med att granska och justera det innehållet. När de nya reglerna börjar gälla september 2024 ska alla ämnessidor på av.se vara uppdaterade med aktuell information. Med utgångspunkt i målgruppernas behov fortsätter vi att utveckla fler former av stöd i arbetsmiljöarbetet. Stödet kan till exempel vara i form av texter, bilder, filmer och webbinarier – och på sikt nya digitala tjänster.

Vi tar också fram ett presentationsmaterial om föreskrifter och allmänna råd i en ny struktur som ska kunna delas och användas av bransch- och kunskapsorganisationer. Materialet kommer att ligga på av.se när vår generaldirektör har fattat beslut om de nya reglerna år 2023.

Genom att vi digitaliserar regler och stödjande material så kommer det att bli lättare att söka och få svar på sina frågor. Vårt mål är att behovsanpassa innehållet och ge exempel så att man ska känna igen sig i sin egen verksamhet.

Vi arbetar också med att rikta kommunikativt stöd till småföretagare. Arbetsmiljöverket ingår bland annat i myndighetssamarbetet Starta och driva företag och vi arbetar med att utveckla vår information på webbplatsen verksamt.se. Där finns information från myndigheter som den som startar eller driver företag har nytta av.

Vi har undersökt hur småföretagares arbetsmiljöarbete ser ut och vilket behov av stöd de har.

Vi gör kommunikationsinsatser i radio, tv och tidningar där vi främst riktar oss till småföretagare. Syftet är att engagera och öka kunskapen om systematiskt arbetsmiljöarbete.

Själva regelstrukturen är inte uppbyggd utifrån bransch. Däremot är ett av målen med regelförnyelsen att målgrupperna i högre grad ska uppleva att de får stöd utifrån sin egen situation. Våra behovsanalyser visar att det är i det verksamhetsnära man vill bli mött. I arbetet med att ta fram kommunikativt stöd arbetar vi med att ge exempel utifrån risker och arbetslivssituationer som olika målgrupper kan känna igen sig i. Arbetsmiljöverket har återkommande dialog med parternas kunskapsorganisationer Prevent, Suntarbetsliv och Partsrådet för att dela kunskap om reglerna i den nya strukturen och det stöd vi arbetar fram. Det är främst de som har branschspecifik kunskap och tar fram stöd till olika branscher.

Vi gör en översyn av allt vårt befintliga material och arbetar med att behovsanpassa och digitalisera vårt stöd. Det innebär att motsvarande innehåll som nu finns i vägledningar kommer att tas fram som stödjande material i html-format (som webbsidor) framöver. Ambitionen är att det ska finnas stöd utifrån de behov som vi har identifierat hos olika målgrupper när regelverket börjar gälla.

Vårt utvecklingsarbete med att digitalisera föreskrifter och stöd kommer att fortsätta efter ikraftträdandet. Vi arbetar nu för att få rätt förutsättningar att ta tillvara digitaliseringens möjligheter och därmed kunna utveckla nya former av vägledningar som stöd i arbetsmiljöarbetet.

Vi gör användbarhetsundersökningar i de projekt som nu har startat för att arbeta fram stödjande material till föreskrifter och allmänna råd i en ny struktur. I detta arbete ingår kontakter för att lyssna in erfarenheter från de centrala parterna, bransch- och kunskapsorganisationer. Vi har också beaktat de synpunkter som kommit in i samband med remissvaren 2020 och 2022 när det gäller vilka allmänna råd som behöver ersättas eller kompletteras med vägledande information. Efter remisserna har vi lyft tillbaka flera allmänna råd.

Det finns en referensgrupp som parterna har utsett representanter till. Syftet med gruppen är att de ska kunna lämna synpunkter på genomförda undersökningar. Gruppen ska även kunna ge återkoppling på de skisser och prototyper som vi successivt arbetar fram.

De allmänna råden är viktiga i arbetsmiljöarbetet och vi ser över dem som inte kommer ligga direkt kopplade till föreskrifterna. De som är aktuella arbetar vi in på sidorna med stödjande material om reglerna på av.se.

Ja, du kommer att kunna ladda ner reglerna i pdf-format på webbplatsen, både den konsoliderade versionen som kommer att ligga som webbtext samt ändringsföreskrifterna och den ursprungliga lydelsen i pdf-format. Vi lägger till ett digitalt format, vi tar inte bort ett format.

Vi håller på att skissa på hur en ingångssida till föreskrifterna kan se ut. Den kan vi visa vid något tillfälle längre fram. Vi kommer även att ta fram presentationsmaterial om den nya regelstrukturen och hur den är uppbyggd. Presentationsmaterialet kommer ge en översikt över var de nya reglerna är placerade i den nya regelstrukturen.

Rent tekniskt finns det möjlighet att lägga in länkar i materialet. Men vi behöver tänka på att reglerna är en juridisk produkt som vi behöver hantera varsamt. Det finns all möjlighet att bygga vidare efter 2024, och vi behöver utreda vilka möjligheter och förutsättningar som finns.

På ingångssidan till reglerna har vi möjlighet att lyfta de grundläggande reglerna för alla arbetsgivare om systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM. Det kommer även att finnas presentationsmaterial där vi kommunicerar att reglerna om SAM är grundläggande för arbetsgivare.

Eftersom de gamla reglerna inte är digitaliserade kommer den ursprungliga versionen vara den som beslutas 2023. De gamla versionerna kommer att finnas i pdf-format, men hur det kommer att se ut kan vi inte svara på nu. Det är viktigt att det inte går att misstolka vad det är som gäller.

När du fritextsöker på frasen ”hot och våld” kommer du att få träffar på alla regler som innehåller den frasen. I det stödjande materialet kan vi även länka till flera olika regler.

Det kommer att vara tydligt vad som är föreskrifter och allmänna råd, och vad som är stödjande material. När reglerna börjar gälla hösten 2024, kommer det att finnas länkar från reglerna till sidor med olika typer av stödjande material.

Med den digitalisering vi gör nu blir reglerna anpassade till olika typer av enheter, såsom mobil, bärbar dator och läsplatta, det vill säga designen är responsiv. Efter hösten 2024 får vi ta ställning till vad vi behöver utveckla ytterligare.

Vi jobbar löpande med att anpassa sökmotorn och innehållet, så att du ska få träff även om det inte är helt korrekt stavat.

Vi jobbar löpande med att utveckla och anpassa sökmotorn. Vi jobbar även med att rensa och förbättra innehållet samt märka upp det. Det arbete vi gör nu gör sökfunktionen bättre. De utökade sökmöjligheterna som kommer att finnas på plats när de nya reglerna börjar gälla hösten 2024, bidrar också till att sökträffarna blir ännu mer relevanta.

Vi har en vision om att längre fram kunna personalisera en del av innehållet på webbplatsen, men det kommer inte att finnas till det att reglerna börjar gälla 2024. Om någon vill skräddarsy information så kan vem som helst skapa en länksamling utifrån innehållet.

Vi jobbar löpande med att utveckla och anpassa webbplatsen. Exakt hur det kommer att se ut 2024 får vi se då.

Den digitala versionen av föreskriften kommer alltid att vara den konsoliderade versionen som finns som webbtext på sidorna. Ändringsföreskrifterna kommer även att finnas tillgängliga i pdf-format. Man kommer att kunna se när reglerna har beslutats i sidhuvudet.

Det beror lite på tabellen och hur stor den är, men tabellerna kan fungera jättebra på en mindre skärm när du kan zooma in. Är det mycket information i tabellen kan du behöva visa den på en större skärm.

Reglerna är en juridisk produkt. Till det att reglerna börjar gälla kommer de att finnas i en officiell version på svenska och så småningom även på engelska. Det är viktigt att veta att det är den tryckta svenska versionen som gäller vid en juridisk prövning i domstol. I och med att reglerna är digitaliserade kommer du även att kunna använda översättningsverktyg, men då tar inte Arbetsmiljöverket ansvar för översättningen.

Digitaliseringen i sig förändrar inte reglerna, de är ju en juridisk produkt. Med digitaliseringen av föreskrifter och allmänna råd blir det dock lättare att hitta och använda dem.