Du hittar stöd för vilka risker man kan ta upp i samtalen i Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd (AFS 2023:2) om planering och organisering av arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar, kap. 2.

Som arbetsgivare ska du riskbedöma förutsättningarna för det arbete som ska utföras i en funktion – alltså vilket jobb som ska göras - inte vilken individ som gör det.

I större verksamheter finns det ofta flera personer med samma funktion, medan mindre arbetsplatser kanske bara har en person i en viss roll.

För att arbetsgivaren ska kunna veta vilka åtgärder som behövs måste risken i organisationen beskrivas så konkret som möjligt. Sträva efter att ta med sådant som ger upphov till risken. ”Stress” är till exempel inte en konkret risk.

Exempel på konkreta risker:

• Otydliga förväntningar: ”Olika arbetslag har olika arbetsbelastning. Arbetet görs på olika sätt och det är otydligt i instruktionerna vilka uppgifter som ingår.”
• Otillräcklig kunskap: ”Det har kommit nya patientgrupper med diagnoser som arbetstagarna inte har fått tillräcklig utbildning för.”
• Otillräcklig bemanning: ”Efter att vi gjorde om organisationen är vi färre som gör jobbet, men kraven är desamma”.
• Oklart hur arbetet ska utföras: ”Olika synsätt på hur arbetet ska göras har lett till konflikter vilket är en risk för kränkande särbehandlingen.”  

När du bedömer hur allvarlig en risk är, tänk på att ohälsa som beror på organisatoriska och sociala faktorer kan ta längre tid att utveckla. Risken kan därför vara allvarlig även om ingen har blivit sjuk.

När riskerna är identifierade och bedömda är det dags att sätta in åtgärder som faktiskt förändrar förutsättningarna för arbetet. Det handlar till exempel inte om att individen ska ”hantera sin stress” utan om att göra något åt orsakerna till stressen.

Här är några exempel på åtgärder mot ohälsosam arbetsbelastning:

• minska arbetsmängden
• förändra arbetssättet
• öka bemanningen
• ge rätt utbildning och stöd.

Var uppmärksam så att åtgärder för en grupp inte skapar risker för en annan.

Åtgärda risker direkt, annars förvärras de lätt och bli svårare att göra något åt. Som exempel kan för hög arbetsbelastning bli till en negativ spiral som är svår att vända:

1. Några kunniga och erfarna arbetstagare slutar för att situationen är för tuff.
2. Det går inte att rekrytera nya med rätt kompetens.
3. De som är kvar får ännu mer att göra.
4. Ännu fler slutar.

För att veta om en åtgärd fungerar behöver den följas upp.

Har risken minskat? Om inte risken har minskat så behöver andra åtgärder genomföras.

Frågor som rör åtgärder kan även behöva hanteras på en annan nivå eller i en annan del av organisationen.

I utvärderingen beskriver arbetsmarknadens parter, forskare, och andra aktörer i arbetsmiljöarbetet hur det fungerar att använda föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö.

Utvärdering av föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö, rapport 1: Hur tillämpar våra intressenter föreskrifterna och hur beskriver de tillämpbarheten?

Utvärdering av föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö, del 2: Föreskrifterna, arbetsmiljön och samhället

Forskarna har även skrivit en rapport om vad som hindrar arbetsgivare att genomföra åtgärder som fungerar mot ohälsosam arbetsbelastning:

Hinder för verksamma åtgärder mot obalans mellan krav och resurser i organisatorisk och social arbetsmiljö, Institutet för stressmedicins webbplats