I 7 kap. 23 § i Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd (AFS 2023:10) om risker i arbetsmiljön finns det en lista på dokument som ska vara tillgängliga. Dokumenten som riktar sig till arbetstagare ska vara skrivna på svenska eller på annat språk som hela personalen använder och förstår. Den dokumentation som ni har skrivit själva ska vara tillgänglig, överskådlig, lättläst och tydlig. Dokumentationen kan föras in i ett datoriserat system.

Kravet på tillgänglighet innebär här bland annat att du som arbetsgivare måste säkerställa att alla berörda har möjlighet att få den information de behöver ur systemet när som helst under arbetsdagen. Kan inte alla arbetstagare systemen behöver det vara ordnat så att någon kan hjälpa dem så att de som önskar kan få tillgång till dokumentationen närhelst de vill.

Kravet på att dokumentationen ska vara överskådlig och lättläst innebär att den behöver ordnas systematiskt så att det går lätt att hitta de uppgifter som behövs. Svåra ord och förkortningar kan behöva förklaras.

Alla ska kunna förstå informationen

Du som arbetsgivare ska se till att alla förstår innebörden av informationen.

Det kan behövas särskild information för vissa arbetstagargrupper, till exempel minderåriga, personer med funktionsnedsättning eller personer med annan språklig bakgrund än svenska.

Om det finns arbetstagare som inte förstår svenska ska ni gå igenom innehållet med dem, så att de förstår informationen.

Det är viktigt med noggrann information

• vid nyanställning,
• vid byte av arbetsuppgifter
• vid arbete med nya kemiska ämnen eller produkter.

Arbetstagare som har rörlig arbetsplats

Arbetstagare som utför arbeten på andra ställen än den fasta arbetsplatsen måste också kunna få information ur dokumenten när det behövs. Om de inte har aktuella dokument med sig behöver du som arbetsgivare ordna så att någon kan hjälpa dem.

Det viktigaste är att du som arbetsgivare ser till att arbetstagarna tar del av informationen när de planerar sitt arbete. Då kan de ta med den skyddsutrustning som behövs.

Du behöver också ta ställning till om arbetstagare behöver ta med säkerhetsdatablad. Om de behöver söka läkarhjälp på grund av en farlig kemisk produkt är det bra om de har säkerhetsdatabladet med sig.