Det systematiska arbetsmiljöarbetet omfattar hela verksamheten, oavsett om den bedrivs på samma ställe hela tiden, är spridd på flera ställen eller är rörlig. Det gäller också vid distansarbete, till exempel när arbetstagaren utför arbete i sitt eget hem. Det systematiska arbetsmiljöarbetet omfattar inte bara det som påverkar majoriteten av arbetstagarna, utan även det som endast påverkar en eller några få.

Att arbetsmiljöarbetet bedrivs som en del av den dagliga verksamheten, innebär att arbetsmiljöfrågorna behöver integreras i verksamheten på samma sätt som frågor gällande produktion, ekonomi och kvalitet.

Arbetsmiljöarbetet behöver bedrivas både under löpande drift och vid ändringar i verksamheten.

Det är väsentligt att arbetsgivaren, arbetstagarna, skyddsombuden, studerandeskyddsombuden och elevskyddsombuden tillsammans avgör hur man samverkar i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Arbetsgivaren har alltid kvar sitt ansvar för arbetsmiljön. Samverkan är dock i praktiken en förutsättning för ett effektivt arbetsmiljöarbete.

Det är viktigt att hjälpas åt i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det systematiska arbetsmiljöarbetet bör bedrivas utifrån risker för ohälsa och olycksfall och arbetstagarnas förutsättningar. Genom att arbetstagarna och ombuden medverkar får arbetsgivaren del av deras kunskaper och erfarenheter.

Arbetsgivaren kan behöva ordna olika former för medverkan för skilda grupper. Hur medverkan mer i detalj ska gå till kan man behöva komma överens om, liksom hur mycket tid och vilken information de som medverkar behöver.

Arbetsmiljöpolicyn bör beskriva det långsiktiga arbetet med arbetsmiljön. De risker som finns i arbetsmiljön är en viktig utgångspunkt när arbetsmiljöpolicyn ska formuleras. För att arbetsmiljöpolicyn ska kunna följas upp, och därmed vara användbar i styrningen av arbetsmiljöarbetet, bör den vara tydlig och konkret.

Det är viktigt att rutinerna fungerar väl ihop med den verksamhet som bedrivs. Ofta finns det redan rutiner för verksamheten som rutinerna för arbetsmiljöarbetet kan samordnas med.

Det är viktigt att rutinerna hålls aktuella och är kända av alla som berörs.

Arbetsgivaren har alltid kvar ansvaret för arbetsmiljön, även när uppgifter i arbetsmiljöarbetet har fördelats till arbetstagare.

Uppgifterna bör beskrivas så tydligt som möjligt, och alla berörda bör alltid veta vem som ska göra vad i arbetsmiljöarbetet.

När en uppgift fördelas, är det viktigt att det är klart och tydligt

1. vilka befogenheter som följer med uppgiften, det vill säga rätten att fatta beslut och vidta åtgärder, och

2. vilka resurser som följer med uppgiften, till exempel ekonomiska medel eller tillgång till personal, utrustning, lokaler, tid och kunskaper.

Om en arbetstagares befogenheter eller resurser inte räcker för en tilldelad uppgift i arbetsmiljöarbetet, är det viktigt att den som fått uppgiften har möjlighet att vända sig till sin chef och begära en förändring eller att frånsäga sig uppgiften.

Arbetsgivaren kan ge arbetstagarna kunskaper om arbetsmiljön genom att erbjuda utbildningar och genom att låta dem delta i arbetsmiljöarbetet. Ofta behöver arbetstagarna få ny kunskap vid ändringar av arbetsuppgifter, arbetsutrustning, arbetsmetoder, verksamhet, organisation eller efter lång frånvaro från arbetet.

Arbetsgivaren bör ge arbetstagarna kunskaper om arbetet så tidigt som möjligt. En introduktion bör ge arbetstagarna förståelse för

1. det systematiska arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen,

2. egna arbetsuppgifter, och hur de har samband med andras arbetsuppgifter,

3. de risker som finns i verksamheten, och

4. vem arbetstagarna kan vända sig till när det gäller arbetsmiljöfrågor.

Skriftliga instruktioner vid allvarliga risker kan behöva kombineras med muntliga instruktioner. Arbetsgivaren bör se till att arbetstagaren har förstått instruktionerna. Det är angeläget att instruktionerna finns tillgängliga på arbetsplatsen.

Introduktioner och instruktioner bör anpassas till arbetstagarnas förutsättningar, till exempel ålder, erfarenhet, språkkunskaper, och eventuell funktionsnedsättning.

Dagliga undersökningar, planerade skyddsronder, mätningar, intervjuer och andra inventeringar av problem är exempel på hur undersökningar och riskbedömningar kan göras regelbundet. Varningssignaler som kan betyda att det finns risker i arbetsmiljön är till exempel tillbud, felhandlingar, vantrivsel och ökad korttidsfrånvaro. Hur ofta undersökningar behöver göras beror på vilka risker som finns i verksamheten.

En risk kan beskrivas som sannolikheten för att ohälsa eller olycksfall i arbetet uppstår och följderna av detta. Risker i arbetet kan leda till skada eller sjukdom på både kort och lång sikt. Hur allvarlig risken är måste avgöras från fall till fall.

Vid undersökning och bedömning av risker kan det vara till hjälp att inhämta information från exempelvis sammanställningar av ohälsa, olycksfall och tillbud och av genomförda arbetsanpassnings- och rehabiliteringsåtgärder. Information kan också hämtas från forskning på området och från officiell statistik. Kvinnor och män kan utsättas för olika risker i arbetet. Det är därför viktigt att synliggöra och beakta detta vid undersökning och bedömning av riskerna.

Syftet med att utreda en händelse är att komma fram till vilka åtgärder som behöver vidtas för att det inte ska hända igen. Det är viktigt att klarlägga bakomliggande orsaker i arbetsmiljön och inte fokusera på individuella faktorer eller på skuldfrågan.

Skyldigheten att utreda gäller om det finns ett samband mellan det som har hänt och förhållandena i arbetet. Det kan vara värdefullt att även utreda tillbud som inte är allvarliga.

Sjukfrånvaro kan bero på ohälsa eller olycksfall som orsakats av förhållanden i arbetsmiljön. Det är därför viktigt att ta reda på om frånvaron har samband med arbetsförhållandena.

Resultatet av undersökningen och riskbedömningen är utgångspunkten vid val av åtgärder. Det kan finnas skäl att prioritera bland åtgärderna så att de allvarligare riskerna åtgärdas först.

I första hand bör en åtgärd syfta till att få bort eller minska risken redan vid källan. Om en risk inte helt kan undvikas är det viktigt att arbetstagarna skyddas på annat sätt, till exempel genom instruktioner, stöd och handledning, eller personlig skyddsutrustning.

I handlingsplanen kan det vara praktiskt att beskriva de risker som åtgärderna är kopplade till.

Åtgärder kan behöva kontrolleras omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt, beroende på typ av åtgärd. Om kontrollen visar att åtgärderna inte varit tillräckliga eller skapat nya risker kan andra eller kompletterande åtgärder behöva vidtas.

Det kan finnas skäl för fler uppföljningar än en om året, till exempel efter en omorganisation, ett olycksfall eller ett allvarligt tillbud.

Enligt 3 kap. 2 c § arbetsmiljölagen (1977:1160) avses med företagshälsovård en oberoende expertresurs inom områdena arbetsmiljö och rehabilitering. Det är viktigt att företagshälsovården har kompetens att identifiera och beskriva sambanden mellan arbetsmiljö, organisation, produktivitet och hälsa.

Det är viktigt att arbetsgivaren samverkar med företagshälsovården. Arbetsgivaren har dock alltid kvar sitt ansvar för arbetsmiljön.