Organisatorisk och social arbetsmiljö – har du koll?

Den organisatoriska arbetsmiljön omfattar villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar; ledning och styrning, kommunikation, delaktighet, handlingsutrymme, fördelning av arbetsuppgifter samt krav, resurser och ansvar.

Den sociala arbetsmiljön handlar om villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor.

Arbetsgivaren ska hålla sig uppdaterad med aktuell situation och revidera riskbedömningen vid behov, kan bli snabba förändringar i dagsläget. Arbetsgivaren ska ta arbetstagares oro på allvar, oavsett om den är befogad eller obefogad. Se till att arbetstagare får information, ibland behövs en personlig kontakt för att lugna arbetstagare.

Arbetsgivarens har fortsatt skyldigheter vid arbete hemifrån. Arbetsgivaren ska alltid göra en riskbedömning, men kan vara motiverat med distansarbete i dagsläget under en kortare tid eftersom de "kända" riskerna uppträder efter längre tid (brister i syn-och belastningsergonomi, eventuellt psykosocialt med mera).

Människor ska inte behöva bli sjuka på grund av ohälsosam arbetsbelastning eller kränkande särbehandling på jobbet. Arbetsmarknaden och arbetslivet har förändrats likväl som kunskapen kring vilka orsaker som ligger till grund för arbetsrelaterad ohälsa i dagens arbetsliv. Föreskrifterna har tagits fram i samråd med arbetsmarknadens parter och har fokus på förebyggande arbetsmiljöarbete.

Föreskrifterna förtydligar samt kompletterar det systematiska arbetsmiljöarbete som alla arbetsgivare är skyldiga att bedriva. Tydligare regler gör det lättare för arbetsgivare att göra rätt och stärker rättssäkerheten på området. I 11 § står det om starkt psykiskt påfrestande arbete. Vad kan man göra åt det och hur skiljer det sig i förhållande till ohälsosam arbetsbelastning?

Föreskrifterna styr inte arbetsgivaren på ett detaljerat sätt eftersom det finns en sådan stor variation och så olika förutsättningar i olika yrken och branscher. Föreskrifterna är ett stöd som preciserar de faktorer som är viktiga att arbeta med i det systematiska arbetsmiljöarbete som alla arbetsgivare ska bedriva. Det innebär att arbetsgivaren ska undersöka – riskbedöma - åtgärda – följa upp.

Föreskrifterna gäller samtliga verksamheter där arbetstagare utför arbete för arbetsgivares räkning. De som hyr in arbetskraft likställs som arbetsgivare. Det är arbetsgivaren som har ansvaret för att föreskrifterna och arbetsmiljölagen följs. De som genomgår utbildning eller är under vård i anstalt likställs inte med arbetstagare vid tillämpningen av dessa föreskrifter och omfattas därför inte av dem.

Föreskriften finns översatt till engelska.

Organisational and social work environment (AFS 2015:4 Eng), provisions

Det finns en vägledning som ger arbetsgivare konkreta råd och exempel för tillämpning av föreskrifterna. Utöver vägledningen och informationsinsatser så är arbetsmarknadens parter, branschorganisationer, företagshälsovården och utbildningsorganisationer väldigt viktiga för att täcka det behov som uppstår i samband med föreskrifter.

Vägledning till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö, AFS 2015:4 (H457), bok

Det går inte att säkert säga att en viss tidsperiod med sådan obalans skulle vara ofarlig. Det finns å den andra sidan heller inget stöd i forskningen för att en kortvarig period av hög belastning, exempelvis en tillfällig arbetstopp, i sig skulle vara farlig. Men däremot finns det stöd för att långvarig obalans är ohälsosam.

Det innebär att alla arbetsgivare behöver se över den organisatoriska arbetsmiljön och balansera upp krav och resurser i tid för att på så vis förhindra långvarig obalans och ohälsa.

Det innebär dessutom för vissa arbeten att arbetsgivare behöver ha koll även på kortvarig obalans och hög belastning. Det omfattar arbeten där samspelet mellan hög belastning och andra faktorer i arbetsmiljön kan ge upphov till risker för ohälsa. Exempelvis i arbeten med riskfyllda arbetsuppgifter där misstag kan leda till olyckor.

Arbetsbelastning, informationsträff, Youtube, öppnas i nytt fönster

Arbetstidslagen är en annan lag än arbetsmiljölagen. I arbetstidslagen anges gränser för hur många timmar arbetstagare som mest får arbeta och vilka viloperioder de minst ska ha. Arbetstidslagen anger därmed de yttersta gränserna för arbetstiden men innehåller inga regler om hur arbetsgivaren ska ta hänsyn till arbetstidens förläggning i arbetsmiljöarbetet. Förskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö tydliggör att arbetets planering och tidsläggning ska undersökas och riskbedömas. Att hänsyn ska tas till de hälsorisker som kan hänga ihop med hur arbetstiden förläggs.

Arbetstidslagen, riksdagens webbplats, öppnas i nytt fönster

Nej, raster, måltidsuppehåll och pauser är under alla förhållanden nödvändiga, och särskilt viktiga om man gör undantag från viloreglerna eller tar ut övertid.

I vanliga fall har varje arbetstagare rätt till rast efter max 5 timmars arbete. Rast betyder att man har rätt att lämna arbetsplatsen. Det finns ingen regel om hur lång en rast ska vara men enligt praxis minst 30 minuter. Raster räknas inte in i arbetstiden. Vid en händelse som inte kunnat förutses av arbetsgivaren får raster bytas mot måltidsuppehåll. Arbetstagaren får då inte lämna arbetsplatsen och tiden räknas in i arbetstiden. Måltidsuppehåll kan bli aktuella vid ett stort utbrott av smitta. Bestämmelserna finns i 15 och 16 §§ i arbetstidslagen.

Varje arbetstagare har också rätt till de pauser som behövs i arbetet. Pauserna kan schemaläggas om arbetsförhållandena kräver det. Pauser räknas in i arbetstiden. Bestämmelsen finns i 17 § i arbetstidlagen.

Bedömningen av vilka pauser som behövs bör integreras i det systematiska arbetsmiljöarbetet, för att säkerställa att arbetstagarna får den vila och återhämtning de behöver för att klara sina uppgifter på ett hållbart sätt.

Arbetstidslagen, riksdagens webbplats, öppnas i nytt fönster

Det finns särskilda regler om undantag för offentlig verksamhet. Undantaget gäller bara i situationer som avviker från det normala läget i denna typ av verksamhet, som ju alltid kräver kontinuerlig bemanning och snabba insatser. EU-domstolen har förklarat att det gäller tjänster som är oumbärliga för att skyddet av säkerhet, hälsa och allmän ordning ska kunna upprätthållas under förhållanden som är av exceptionellt allvarlig och omfattande art.

Ett stort utbrott av smitta kan innebära att undantaget blir aktuellt, ifall trycket på verksamheten ökar markant genom större efterfrågan, eventuellt i kombination med onormalt hög sjukfrånvaro i verksamheten. I en situation då undantaget tillämpas är det ytterst viktigt att arbetsgivaren arbetar systematiskt med arbetsmiljön, enligt arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter, med särskilt fokus på att arbetstagarna får den vila och återhämtning de behöver för att klara sina uppgifter på ett hållbart sätt.

Det gäller att börja med att titta var man står idag när det gäller den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Vad behöver förbättras? Hur kan vi främja hälsa och hur kan vi motverka ohälsa på vår arbetsplats? Vilka mått på hälsa har vi och hur vill vi ligga till? Det kan exempelvis vara aktuellt med insatser som rör utbildning, förbättrad kommunikation och nätverkande, ämnesspecifika seminarier osv.

Mål hur man ska främja hälsa och motverka ohälsa är en viktig del av den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Det bör finnas en tydlig plan för hur man uppnår målen. Arbetsgivare ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet att ta fram målen. Skriv ner dem!

Kunskaper och mål, informationsträff, Yotube, öppnas i nytt fönster

Vissa arbetsuppgifter och situationer i arbetslivet är starkt psykiskt påfrestande. Det går inte att förbjuda sådant arbete, därför behövs åtgärder för att förhindra att det leder till ohälsa. Det är särskilt viktigt att ha koll på att arbeten med sådant innehåll inte samtidigt innebär ohälsosam arbetsbelastning. Det kan handla om att ha rutiner för att oftare stämma av arbetsinnehåll, resurser och krav (9, 10 §§). Därutöver kan det behövas särskilda åtgärder för att också mildra konsekvenser av den starka påfrestningen. Exempel på åtgärder ges i råden till 11 §.

Nedan följer några konkreta exempel på vad arbetsgivaren kan göra för att förebygga att ohälsa uppstår på arbetsplatsen.

Ohälsosam arbetsbelastning

Se till att resurserna anpassas till vilka krav som ställs i arbetet. Om kraven är större än resurserna, kan arbetsgivaren till exempel minska arbetsmängden, ändra prioriteringsordningen, ge möjlighet till återhämtning eller öka bemanningen. Arbetsgivaren behöver se till att det förs en dialog mellan arbetsgivare och anställda för att förhindra att ohälsa uppstår.

Arbetstid

Vissa typer av arbetstider, som skiftarbete, nattarbete, långa arbetspass och att vara ständigt nåbar kan påverka hälsan negativt. Då är det särskilt viktigt att ta hänsyn till det när arbetstiden förläggs, till exempel att tid för återhämtning planeras in.

Kränkande särbehandling

Vara tydlig med att kränkande särbehandling inte accepteras, exempelvis klargjort i en policy samt att man har rutiner för vad som ska göras om kränkande särbehandling uppstår. I rutinerna ingår bland annat hur och var den utsatta snabbt kan få hjälp. Man kan ta stöd av till exempel företagshälsovård.

Enligt arbetsmiljölagen kapitel 3, 4 paragrafen, ska arbetstagaren medverka och följa de föreskrifter och regler som gäller på arbetsplatsen. Arbetstagaren har även skyldighet att meddela om det finns akuta risker på arbetsplatsen. Ett viktigt budskap är att arbetstagarna ska kommunicera inte kompensera bristerna i arbetsmiljön. Det är viktigt att alla är involverade i arbetsmiljöarbetet. Delaktighet är en mycket viktig aspekt av den sociala arbetsmiljön.