Undersök arbetsförhållanden

Detta är några av de frågor som utgör startpunkten för det fortsatta arbetet. Genom att kartlägga och dokumentera nuläget, får arbetsgivaren och de anställda en god uppfattning om hur det fungerar på arbetsplatsen och var riskerna för att drabbas av olyckor eller ohälsa finns. Arbetsförhållandena behöver regelbundet undersökas och detta är arbetsgivarens ansvar. Det är därför i detta läge bra att ta fram rutiner som ger besked om när, hur och av vem undersökningarna ska göras.

1. Hur många kör i tjänsten?

• Vad för slags fordon används? 
• Kör någon med egen bil i tjänsten? 
• Används rätt fordon för uppgiften? 
• Tar vi in trafiksäkerhetsaspekterna vid inköp av fordon? 
• Har personalen tillräcklig utbildning?
• Planeras arbetet så att personalen har tillräcklig tid för uppdraget och slipper stressa i trafiken?
• Vilka trafiksäkerhetsrisker medför alla tjänstemil?
• Har det inträffat några olyckor eller allvarliga tillbud?  

2. Riskbedömning

När undersökningen av nuläget är gjord är det dags att bedöma de risker som framkommit vid kartläggningen. Även detta ska dokumenteras.

Följande frågor kan ni ha hjälp av:

• Tänk om någon av de anställda skulle råka ut för en trafikolycka; vilka konsekvenser kan det få i form av långtidssjukskrivningar, mänskligt lidande, dödsfall etc?
• Hur många utsätts för riskerna i trafiken?
• Hur ofta och hur länge är arbetstagarna ute i trafiken?
• När är riskerna som störst (stress, mörker, vinterväglag etc.)? Om ingen i verksamheten har tillräcklig kunskap för att bedöma riskerna ska företagshälsovården eller motsvarande sakkunnig hjälp
  anlitas utifrån. 

3. Trafiksäkerhetspolicy

De risker som finns i verksamheten är en viktig utgångspunkt när trafiksäkerhetspolicyn ska tas fram. Genom policyn ska det ju gå att förstå vilka avsikter arbetsgivaren har när det gäller att minimera riskerna. Därför är det viktigt att arbetsgivaren, tillsammans med personalen går igenom verksamheten och bedömer eventuella risker innan policyn skrivs. 

4. Åtgärder och handlingsplan

Genom undersökningen av nuläget och riskbedömningen ser arbetsgivaren och de anställda var bristerna finns och vad som behöver förbättras. De åtgärder som sedan fastställs med policyn som grund ska vara tydliga, lätta att förstå, mätbara och tidsbestämda. I handlingsplanen anges vad som ska göras, vem som ansvarar för att det blir gjort och när det ska vara klart.

5. Uppföljning

För att få reda på om allt går som arbetsgivaren tänkt sig är det viktigt att minst en gång om året följa upp resultaten av insatserna. Det är också viktigt att personalen får ta del av uppföljningen. På så sätt skapas engagemang och delaktighet. Här är några punkter som bör ingå i uppföljningen:

• Har allt blivit åtgärdat?
• Gav policyn och åtgärderna önskat resultat?
• Har det inträffat några tillbud och olyckor?
• Följer vi våra uppsatta mål?
• Behöver något ändras i trafiksäkerhetspolicyn?
• Följer arbetstagarna arbetsrutinerna och deltar aktivt i trafiksäkerhetsarbetet?
• Behöver något ändras i den riskbedömning vi gör? 

Uppföljningen kan göras på olika sätt. Kontroll av färdskrivar-diagramblad, körjournaler, ruttplanering, tillbuds- och olycksrapportering etc. är bara några exempel på vad arbetsgivaren kan behöva gå igenom för att följa upp sin verksamhet. Uppföljningen ligger också till grund för arbetet med ständiga förbättringar.