Utrymmet ska vara tillräckligt för verksamheten. Det finns inget exakt mått på hur stor en persons arbetsplats ska vara. I föreskrifterna om Arbetsplatsens utformning finns krav på att arbetslokaler ska ha tillräcklig area för den verksamhet som bedrivs.

Några direkta regler om antal kvadratmeter per arbetsplats finns inte. För kontor varierar behovet beroende på typ av verksamhet, arbetsuppgifter, möbler och utrustning. (Arbetsplatsens utformning, AFS 2009:02)

Man kan betrakta en arbetslokal som ett pussel av ett antal delytor där de enskilda arbetsplatserna ska vara tillräckligt stora. Det ska finnas tillräckliga ytor för gemensamma ändamål som till exempel mötesrum, personalutrymmen, förvaring och kopiering, kommunikationsytor och plats för städning och transporter.

Utrymmena ska normalt också vara så stora att de kan användas av personer i rullstol (AFS 2009:02). Andra faktorer som kan påverka storleken på ytorna är ventilation, akustik och tillgång till dagsljus.

Ventilationen måste vara anpassad för det antal personer som vistas i lokalen. Vissa ventilationssystem kan göra att delar av rum blir dragiga. Detta kan påverka hur väl ytan kan utnyttjas eftersom man vid möbleringen bör se till att ingen behöver sitta där det är dragigt (AFS 2009:02)

I kontor med öppna planlösningar, till exempel vid arbete med mycket telefonkontakter, finns stor risk att man stör varandra med tal om man sitter för trångt. Till viss del kan ljudet dämpas genom att använda till exempel ljudabsorberande skärmar, men sitter man alltför nära räcker inte det (AFS 2009:02).

Antalet fönster och hur de är placerade kan också påverka hur effektivt ytan i ett öppet kontor kan utnyttjas. Normalt är dagsljuset tillräckligt om rumsdjupet inte är större än 6-8 meter och fönsterarean är ungefär 10 procent av golvarean (AFS 2009:02).

Rumshöjd

Öppna kontor och mötesrum behöver normalt ha en rumshöjd på minst 2,7 meter. Denna höjd brukar behövas för att kunna ordna dragfri ventilation, bra belysning och för att tillräckligt med dagsljus ska komma in i rummet.

Uppljusarmaturer måste placeras på tillräckligt avstånd från taket. Det krävs minst 50 cm, helst 70 cm, för att ge det önskade diffusa ljuset. Annars kan ljusfläckar med hög luminans speglas i till exempel en blank datorskärm.

I cellkontor och små mötes- och samtalsrum kan det ofta räcka med 2,4 meter. I korridorer och liknande kan det vara lägre, normalt dock inte mindre än 2,1 meter. (AFS 2009:02)