Förebygg genom ett systematiskt arbetsmiljöarbete

Systematiskt arbetsmiljöarbete är att i den dagliga verksamheten uppmärksamma och undersöka fysiska, psykologiska och sociala arbetsförhållanden, identifiera risker och möjligheter till förbättringar, samt bedöma och åtgärda dessa. Minst en gång per år, samt vid planering av förändringar i verksamheten, behöver man undersöka och bedöma vilka risker för ohälsa och olyckor som finns i verksamheten.

Det är obligatoriskt att skriva ner;

• riskbedömningar efter regelbundna undersökningar,
• konsekvensbedömningar av arbetsmiljön,
• handlingsplaner.

Om det finns allvarliga risker ska det finnas skriftliga instruktioner. I ett litet företag med färre än tio arbetstagare behövs i övrigt inga dokument för arbetsmiljöarbetet. Det finns inte några krav på särskild pärm eller handbok.

Om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten ska arbetsmiljöpolicyn, rutinerna, uppgiftsfördelningen och den årliga uppföljningen också skrivas ner. Dokumentationen behöver vara tydlig och lätt att förstå.

Undersök

För att hitta förbättringspotentialer behöver chefer, arbetsledare, arbetstagare och skyddsombud tillsammans undersöka fysiska, psykologiska och sociala arbetsförhållanden. Använd kreativitet och fantasi för att identifiera riskerna – en del är uppenbara, andra mer dolda. Exempel på förhållanden som behöver undersökas i butiken är:

• hur säkerheten fungerar,
• hur butiken och arbetet behöver organiseras utifrån inflödet av varor och kundtrycket för att undvika ohälsosamma belastningar för personalen,
• att hjälpmedel och utrustning inte har brister,
• ljus- och ljudförhållanden.

Metoder som kan användas för att undersöka arbetsförhållanden är bland annat skyddsronder, personalmöten, enskilda samtal, intervjuer eller skriftliga enkäter, mätningar av exempelvis ljudnivå och ventilation. Ofta behöver flera olika undersökningsmetoder användas för att identifiera det som kan förbättras i verksamheten.

Bedöm

Chefen bestämmer hur och i vilken ordning identifierade risker och förbättringsmöjligheter ska prioriteras. Åtgärda först de risker som anses vara allvarligast för de anställdas hälsa och kvaliteten i verksamheten. När ändringar i verksamheten planeras är det särskilt viktigt att bedöma förändringens konsekvenser för de anställda och för verksamheten i sin helhet. Det kan till exempel handla om att bedöma hur den fysiska arbetsbelastningen påverkas av förändringar i varusortimentet, ändrade rutiner för varuhanteringen eller ändrad exponering av varor i butiken.

Ibland kan man behöva ta hjälp av särskilt sakkunnig person inom företaget eller från företagshälsovården eller liknande resurs.

Genomför och dokumentera

En handlingsplan underlättar att prioritera de åtgärder som behöver vidtas:

• vilka åtgärder ska genomföras?
• när ska åtgärderna vara genomförda?
• vem ska se till att åtgärderna genomförs?
• dokumentera besluten.

Följ upp

Det är viktigt att följa upp och bedöma resultatet av de åtgärder man har genomfört.