Bristande anpassning mellan datorsystem och användarens kunskaper
Många gånger är datorsystem, programvara och presentation av informationen på skärmen inte anpassade till användaren. En sådan brist på anpassning leder lätt till att användaren känner sig osäker och stressad. Det blir även svårt att åstadkomma bra arbetsresultat.

Läs mer om bristande anpassning av datorsystem på sidan Programvara och gränssnitt.

Introduktionen av datorteknik på företag och myndigheter har inneburit att man har lagt ner stora resurser på val och inköp av datorutrustning och programvara. Personalen har i många fall sedan givits alltför knapphändig information och utbildning kring handhavandet av dessa. Många har då tappat självförtroendet och känt sig stressade av att inte kunna hantera och använda den nya tekniken.

På samma sätt har det ofta saknats hjälp och stöd i företaget med att komma vidare i användningen av till exempel nya programvaror. Det är lockande att hålla tyst om sina svårigheter för att inte verka mindre begåvad och kunnig. De som protesterat har betraktats som "bakåtsträvare". Att göra sådana inbesparingar av kostnader för information och utbildning är självfallet mycket kortsiktigt. Resultatet är att personalen inte kunnat utnyttja den nya teknikens fördelar som det var tänkt. Många har i stället drabbats av obehag, stress och kanske ohälsa.

Behov av stöd vid tekniska problem

Ytterligare ett vanligt problem som kommit med den nya tekniken är bristen på hjälp och stöd när det uppstår tekniska och praktiska svårigheter med till exempel krånglande datorer eller program. Krångel vid sådana tillfällen leder ofta till stress och känslor av vanmakt, speciellt om det sker när det dessutom råder tidspress, till exempel vid deadlines för projekt.

Bra utbildning och tekniskt stöd

Införande eller förändringar av arbetet vid dator bör ske i samråd med berörd personal. Detta underlättar för flera att vara och känna sig delaktiga i utvecklingen av arbetet. Man kan då även skaffa sig en bild av behovet av information och vidareutbildning bland de som berörs. Information och utbildning kan ske parallellt eller i anslutning till anskaffning av ny utrustning eller programvara.

Vid nyutveckling eller nyanskaffning av datorsystem och programvara kan brukarmedverkan vara ett sätt att öka användbarheten av det nya systemet eller programvaran.

Läs mer om brukarmedverkan på sidorna Programvara och gränssnitt.

Utbildningen kan gärna ske i etapper och bör anpassas till brukarnas förutsättningar vad gäller förkunskaper, språk och liknande. Det är viktigt att utforma en god utbildning och information även till de stora grupper i arbetslivet som har läs- och skrivsvårigheter. Äldre och annars ovana datoranvändare behöver ofta lite längre tid på sig, bland annat på grund av att de inte är bekanta med "datortänkandet" och den nya fackterminologin.

Det är viktigt att rimlig tid avsätts för utbildning och information. Att enbart lämna en utbildningsvideo eller CD till den anställde att användas "när tid finns" leder alltför ofta till att omedelbara och dagliga krav i arbetet kommer före. Resultatet är ofta frustration och ytterligare stress, men ingen utbildning.

På liknande sätt krävs tekniskt och praktiskt stöd när datorutrustning och programvara ska installeras och skötas samt när oförutsedda problem och fel inträffar. Ambitionen bör vara att åtgärda vanliga fel och brister inom 15-30 minuter. Det kan då behövas en heltids datatekniker som stöd per 15-25 datoranvändare om datorsystemen är homogena och inte allt för avancerade.

Datasäkerhet

Datorsystem, både datorn och dess programvara, kan drabbas av olika tekniska problem som medför problem i hanteringen och i värsta fall förlust av data. På samma sätt kan datorvirus, ”maskar”, spionprogram, modemkapningar och annat otyg drabba datorn med mer eller mindre allvarliga problem. När det händer kan man få stora problem och drabbas av stress. Även oron för att sådant kan hända är stressande. Man bör därför minimera risken för dataförlust när sådant uppstår genom att ha regelbunden back-up av viktiga data-filer. Datorsystemet bör ha en brandvägg som skyddar mot obehörigt intrång i datorn och virusskydd som regelbundet uppdateras (varje vecka). Man kan gratis testa datorsystemets säkerhetsnivå på Post- och Telestyrelsens hemsida www.pts.se. Där finns även information och råd för både hemmadatoranvändaren och datoransvariga på företag och myndigheter om hur man skyddar sig mot datorvirus och liknande.

Det är viktigt att planera för att förebygga och minska de negativa effekterna av störningar och driftavbrott redan vid dimensionering och utformning av systemet. Systemet bör tolerera att fel uppstår och att dialogavbrott inträffar utan att information försvinner eller att andra väsentliga faktorer äventyras. Detta gäller såväl fel orsakade av tekniska avbrott som fel orsakade av mänskliga handlingar.

Vad säger lagen?

Arbetsmiljöverkets författningssamling 1998:5 Arbete vid bildskärm

"Programvara och system

10 § Programvara och system skall vara lämpligt utformade med hänsyn till arbetsuppgiftens krav och användarens förutsättningar och behov. Programvara skall vara lätt att använda och vid behov kunna anpassas till användarens kunskaps- eller erfarenhetsnivå. Systemen skall så långt möjligt ge användarna återkoppling ifråga om det utförda arbetet. De skall visa information i ett format och i en takt som är anpassad till användarna.

Vid utformning och val av programvara skall särskild hänsyn tas till de ergonomiska principer som gäller för människans förmåga att uppfatta, förstå och bearbeta information.

Kommentarer till 10 §

Det är angeläget att föreslagen programvara och planerade system värderas vad gäller positiva och negativa arbetsmiljöeffekter.

Vid införande av ny eller förändrad programvara eller system är det väsentligt att arbetsgivaren tar reda på om arbetstagarna har tillräckliga kunskaper för att använda det nya eller modifierade datorstödet. Om arbetstagarnas kunskaper är otillräckliga är det viktigt att arbetsgivaren ser till att de får den kunskap de saknar genom till exempel utbildning och information. Utbildningsinsatserna vid införande av nytt eller modifierat datorstöd behöver planeras med hänsyn till att människor har olika förkunskaper och yrkeserfarenheter. Det är väsentligt att utbildningen inte enbart syftar till att den som arbetar med viss utrustning lär sig hur det egna arbetet bäst utförs och hur utrustningen hanteras. Betydelsefullt är också att utbildningen ger kunskaper om datorsystemets syften och huvuddragen i dess uppbyggnad, om hela verksamheten, arbetsprocessen och producerade varor och tjänster. Utöver förberedande utbildningsinsatser finns givetvis också behov av återkommande utbildning. "